مصاحبه استخدامي، انواع، روش ها
مقدمه :
در زندگي روزمره، همة ما ممكن است در مقام مصاحبه گر يا مصاحبه شونده قرار گيريم. هر يك از اين دو موقعيت، داشتن شرايط و خصوصياتي را براي شخص ايجاب مي كند. ثبات رأي، اعتماد به نفس، درك مطلب و بازتاب صحيح مطلب به گوينده، ارتباط غير كلامي، تسلط بر زبان و استفاده صحيح از آن در برقراري ارتباط، مشخصاتي است كه مصاحبه گر يا مخاطب او بايد داشته باشند. تنظيم زمان براي انجام مصاحبه بسيار مهم است. اين زمان با توجه به هدف مصاحبه تغيير مي كند. مثلاً، انجام يك مصاحبه براي استخدام در اداره نسبت به مصاحبه با يك وزير، زمانهاي متفاوتي را اقتضا مي كند .
اگر چه مصاحبه نوعي ارتباط گفتاري است، ولي با ارتباط رو در رو نيز تلفيق مي شود. تركيب اين دو نوع ارتباط، تمايزي ميان مصاحبه و ساير ارتباط هاي گفتاري پديد مي آورد. در اين ارتباط دست كم يكي از طرفين از انجام صحبتها و دريافت پاسخها قصد خاصي دارد و ضمن طرح سؤالات و دريافت عكس العملها پيش مي رود. اين امر فراتر از صحبتهاي روزمره ميان اشخاص است. انجام يك مصاحبه حتماً با قصد قبلي و برنامه ريزي انجام مي شود و بايد به مقاصد خاصي منتهي شود.
اغلب مديران با گزينش افراد نامناسب براي تصدي موقعيتهاي شغلي، روبرو بودهاند. اين انتخاب نادرست باعث ميگردد تا اولاً زمان و انرژي سازمان در طول فرآيند استخدام و آموزش هدر رود، ثانياً سرمايهگذاريهاي مستقيم و غير مستقيم بعدي بر روي مستخدم جديد همگي بر باد داده شوند. بهترين راه براي پرهيز از اين اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام يك مصاحبه هدفدار و از قبل طراحي شده است. جهت دستيابي به اين منظور، بايد فهرستي از نيازهاي شغلي و ويژگيهاي جايگاه سازماني را به ترتيب اولويت طبقهبندي كرد و با در نظر داشتن روشهاي مصاحبه، افراد مناسبي را انتخاب كرد.
مصاحبه استخدامي چيست ؟
درحقيقت مي توان گفت كه: «مصاحبه يك ارتباط طراحي شده، هدف دار، رودررو و نيازمند به تصميم گيري است».
1. گفتگوی حضوری بین متقاضی شغلی و نماینده سازمان استخدامی به منظور کسب اطلاعات در مورد داوطلبان شغلی می باشد .
2. یکی از روشهای سنجش و اندازه گیری در انتخاب ، انتصاب ، ارزشیابی ، ارتقاء و …
اهداف مصاحبه استخدامي
هدف از انجام مصاحبه استخدامي، سنجش داوطلب براي تصدي شغل و جايگاه سازماني موردنظر و تناسب مصاحبهشونده با شرايط تعريف شده براي تصدي آن شغل و جايگاه سازماني است. بطور خلاصه مصاحبهكننده اطلاعاتي را از مصاحبهشونده كسب و اطلاعاتي در رابطه با سازمان، شغل و جايگاه سازماني به داوطلب استخدام ارائه ميدهد و در جريان مصاحبه موارد ذيل كسب مي گردد:
1. جمع آوری اطلاعات لازم به منظور پيش بينی موفقيت متقاضی در شغل مورد تقاضا
2. ارائه اطلاعات لازم در مورد سازمان به متقاضیان
3. ایجاد جو صمیمیت و صداقت در تبادل اطلاعات تاطرفين بتوانند تصميمات خود را براساس واقعيت اتخاذ کنند
انواع مصاحبه استخدامي
الف) از لحاظ ساختار
• مصاحبه طرح ریزی شده : در اين نوع مصاحبه،معمولا“ روش و حتی سوالات مصاحبه از قبل برنامه ريزی و تعيين می گردد .
• مصاحبه آزاد : این مصاحبه چون ازقبل طراحی نشده است،مصاحبه کننده سوالاتی را که به نظرش مهم می رسد،مطرح می کند.
• مصاحبه ترکیبی : مصاحبه ترکیبی ،مصاحبه اي است که ازهر دونوع مصاحبه های از قبل طرح ریزی شده و آزاد اقتباس میکند.
• مصاحبه همراه با فشارهای عصبی : مصاحبه گر ،سعی دارد در موقعیت های گوناگونی که ممکن است متقاضی با آن مواجه شود عکس العملهای روحی-روانی و یا عصبی متقاضی را موردمشاهده قرار دهد.
ب) از لحاظ هدف
1) مصاحبه مقدماتی
• مزایا :
1. تعداد داوطلبان
2. هزینه
3. زمان
• معایب:
قضاوت سطحی و احیاناً سطحی
2) مصاحبه مرتبط با جنبه های مختلف شغلی
• مزایا :
1. پیش بینی و تنظیم سوالات از قبل
2. مشاهده رفتار مصاحبه شوده
3. ارزیابی دقیق مصاحبه شونده علاقه مصاحبه شونده
4. ارزیابی مصاحبه شونده پس از استخدام به منظور ارتقاء ، تعیین دستمزد و …
5. تشویش و نگرانی کمتر مصاحبه شونده
• معایب :
1. سوگیری مصاحبه کننده
2. عدم دریافت اطلاعات دقیق در مورد خصوصیات شخصی
3. آگاهی سایر مصاحبه شوندگان از محتوای سوالات
3) مصاحبه به منظور کسب اطلاع درباره سوابق قبلی مصاحبه شونده
• مزایا :
1. طرح سوالات از قبل تعیین شده و توجه به رفتار مصاحبه شونده
2. احساس مطلوب مصاحبه شونده نسبت به سوالات طبق الگو و ضابطه خاص نه بر اساس کنجکاوی شخصی
3. بررسی و تجزیه و تحلیل مصاحبه شونده با توجه به کسب اطلاعات کافی
• معایب :
1. قضاوت احیاناً اشتباه مصاحبه کننده در صورت
2. عدم آشنایی با مسائل روانشناسی
4) مصاحبه به منظور بحث و گفتگو با مصاحبه شونده
جهت انتخاب مدیران سطوح بالا
طرح سوالاتی درباره عقاید ، نگرشها و نقش اجتماعی
• مزایا :
1. احساس راحتی و اضطراب کم مصاحبه شونده
2. آزادی عمل بیشتر مصاحبه کننده
• معایب :
1. احساس بلاتکلیف بودن مصاحبه شونده
2. عدم اعتماد به نتایج مصاحبه در صورت عدم تسلط و مهارت مصاحبه کننده
3. دست نیافتن به اطلاعات قانع کننده یا جالب توجه
4. سوء استفاده احتمالی مصاحبه کنندگان از آزادی عمل به علت : سستی ، عدم مهارت ، پیشداوری و …
5)مصاحبه به منظور تحت فشار قرار دادن مصاحبه شونده
در اين مصاحبه، بجاي كسب يا ارائه اطلاعات فيمابين طرفين، فقط مصاحبهكننده ميكوشد تا موجب بروز عكس العملهاي عاطفي مصاحبهشونده نسبت به موقعيتها شود. مصاحبهكننده در اين روش، مصاحبهشونده را صرفاً بمنظور مشاهده رفتارش، تكذيب كرده، حقير شمرده و بدليل سوء عملكرد گذشته سرزنش مينمايد. اين نوع مصاحبه در اغلب مواردي كه جايگاه شغلي مورد نظر با فشارهاي رواني روبروست توصيه شده و بدليل احساس خصومتي كه در مصاحبهشونده بوجود ميآورند (جهت ارزیابی کلی شخصیت)
• مزایا :
1. ارزیابی مفید مصاحبه شونده برای مقاصد خاص در اواسط زمان مصاحبه
2. ارزیابی فرد از لحاظ کنترل و ثبات عاطفی یا هیجانی در شرایط مختلف
• معایب :
1. فقدان روش واحد تحت فشار قرار دادن مصاحبه شوندگان به یک میزان
2. عکس العملهای متفاوت مصاحبه شوندگان نسبت به یک روش خاص و نقش تفاوتهای فردی به این شرایط
3. عدم استفاده از این روش برای افراد جامع ستیز
4. اضطراب اولیه مصاحبه شونده
ج) از لحاظ نوع تشکیل
1) مصاحبه فرد با فرد
اين سبك مصاحبه به جهت آگاهی مصاحبه کننده از مسائل روانشناسی استفاده مي گردد .
• مزایا :
1. ایجاد ارتباط و همبستگی زودرس نسبت به سایر روشها
2. احساس فشار روانی کمتر مصاحبه شونده
3. بیان راحت احساسات و هیجانات مصاحبه شونده
• معایب : عدم ارزیابی همه جانبه مصاحبه شونده جهت تصدی شغل
2) مصاحبه گروهی (چند نفر با چند نفر)
توجه به عمل متقابل مصاحبه شوندگان با مصاحبه کنندگان و نیز عمل متقابل خود مصاحبه شوندگان با یکدیگر به كار برده مي شود .
• مزایا :
1. صرفه جوی در هزینه 2. صرفه جویی در زمان 3.بروز رفتار طبیعی و واقعی مصاحبه شوندگان 4. مشاهده عمل متقابل مصاحبه شوندگان 5. آشنایی با عقاید ، رفتار ، نگرش و تواناییهای مصاحبه شوندگان
• معایب :
1. ارزیابی غیر واقعی مصاحبه کنندگان و سوءگیری آنها با تحت تاثیر قرار گرفتن کیفیت کل گروه 2. آشنایی قبلی مصاحبه شوندگان با هم 3. عدم صحت نتایج درصورت تعداد زیاد مصاحبه شوندگان
3) مصاحبه گروهی (چند نفر با یک نفر)
در بعضي موارد خاص، امكان مصاحبه بصورت گروهي بسيار سودمند است. البته بايد اهميت منافع حاصله از اين مصاحبه، هزينه آنرا توجيه نمايد. بنابراين اين نوع مصاحبه فقط در خصوص گزينش مشاغل بسيار حساس و در سطوح بالا، توصيه ميشود.
• مزایا :
1. کاهش اشتباه در ارزیابی مصاحبه کنندگان
2. بحث و گفتگو مصاحبه کنندگان در مورد جنبه های مختلف شخصیت مصاحبه شوندگان
3. عدم اعمال پارتی بازی در انتخاب یا ارتقای شغلی مصاحبه شوندگان
• معایب :
1. تحت تاثیر قرار گرفتن مصاحبه کننده نسبت به شرایط و موقعیت جلسه
2. تشریح مقام و دانش خود مصاحبه کنندگان برای مصاحبه شوندگان به جای ارزیابی آنان
3. عدم توافق مصاحبه کنندگان در مورد نتایج حاصل از ارزشیابی
کاربرد روش مصاحبه گروهی:
در مصاحبه گروهي ما به دنبال ارزیابی عوامل ذيل مي باشيم :
1. توانایی رهبری
2. پستهای اجرایی
3. کنش متقابل افراد
4. تشخیص موقعیتها و دارا بودن رفتار مناسب برای هر موقعیت
5. توانایی کسب احترام و مقبولیت اجتماعی
6. هوش اجتماعی
7. چگونگی استدلال
8. چگونگی رفتار
9. میزان کنترل و تحمل
دلایل عدم توانایی مصاحبه کننده درمصاحبه های انفرادی:
1. عدم شناسایی جوانب مختلف شغل
2. عدم ارزیابی و قضاوت لازم
3. دادن آزادی عمل به مصاحبه شوندگان
4. عدم اطمینان به کامل بودن و صحیح بودن یافته ها و مشاهدات خود در ارزیابی جنبه های مختلف شخصیت مصاحبه شوندگان
5. عدم اطمینان از تاثیر گذاری نگرشها و نظام ارزشی خود به مصاحبه شوندگان
عوامل موثر در انتخاب روش مصاحبه :
1. زمان مصاحبه
2. نوع شغل
3. تعداد داوطلبان
4. تعداد کارکنان مورد نیاز
5.مکان یا عدم امکان استفاده از روشهای دیگر مصاحبه
6. هدف از تشکیل مصاحبه
7.میزان
مهارت مصاحبه کننده
موارد استفاده از روش مصاحبه فردی به عنوان مکمل روش مصاحبه گروهی :
1. عدم ارزیابی کامل مصاحبه شونده در جلسه گروهی
2. عدم شرکت مصاحبه شونده در بحث و گفتگوی جمعی و ساکت بودن آن در مصاحبه گروهی
3. ناشناخته بودن خصوصیتها ، نگرشها و علایق مصاحبه شونده
4. ناقض و مهم بودن اطلاعات دریافتی از مصاحبه شونده
5. عدم دریافت اطلاعات لازم درباره مشکل مورد نظر توسط مصاحبه شونده
مراحل مختلف اجرای مصاحبه استخدامی
الف) آمادگی قبلی
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبهكننده بايد از تعداد مصاحبهشوندگان، شرح شغل موردنياز، نيازهاي جايگاه سازماني مورد بحث، زمان كل مصاحبه، اسامي (احتمالاً) ساير مصاحبهكنندگان، مداركي كه احتمالاً مصاحبهشوندگان بايد همراه داشته باشند، زمان شروع هريك از مصاحبهها و چك ليست سئوالات عمومي و اختصاصي كه از مصاحبهشونده پرسيده خواهد شد را تهيه كرده و همراه داشته باشد. همچنين پرسشنامه استخدامي متقاضي (فرم متداول و معمولي که جهت کسب اطلاعات اوليه متقاضيان در اغلب سازمانها وجود دارد) را کاملا مطالعه و حتي الامکان مواردي را بخاطر سپرده باشد.
مكان مصاحبه هم بايد از نظر فيزيكي مناسب و مصاحبهشونده و مصاحبهكننده رو در رو و در شرايط مساوي (از نظر ارتفاع) قرار داشته باشند. زمان انجام مصاحبه بايد از پيش و با توافق طرفين تعيين شده باشد تا هيچكس از نظر زماني در فشار نباشد.
دلایل اهمیت آمادگی قبلی مصاحبه کنندگان :
1. عدم توانایی در مطرح کردن تمام سوالات با توجه به مدت کوتاه
2. مصاحبه و لزوم تهیه سوالات از قبل با توجه به زمان مصاحبه
3. توجه به اطلاعات از قبل پیش بینی شده
ب) آغاز و انجام مصاحبه
در زمان انجام مصاحبه، بايد مصاحبهكننده از پاسخگويي به تلفنها و يا مراجعان يا هر اقدام ديگري که موجب ايجاد وقفه در مصاحبه ميشود خودداري نمايد. همچنين به اظهارات مصاحبهشونده توجه كامل داشته و يادداشتبرداري نمايد.
در طول مصاحبه، مصاحبهكننده بايد توضيحاتي در رابطه با سازمان، شغل و جايگاه سازماني به مصاحبهشونده ارائه دهد تا اگر ابهامي در خصوص شغل مورد نظر وجود دارد برطرف شود و همچنين متقاضي استخدام دقيقاً با انتظارات جايگاه سازماني خود آشنا شود. در بسياري از موارد پيش آمده است که با همين توضيحات اوليه، متقاضي متوجه شده است که امکان برآورده نمودن انتظارات شغلي و سازماني برايش وجود نداشته و اعلام انصراف نموده است. ضمنا بر روي آخرين كار (سابقه شغلي) مصاحبهشونده بيشتر تكيه شده و از وي خواسته شود كه درباره موفقيتهاي بارز خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همكاران و مديران قبلي خود، علت ترك محل كار قبلي، انتظاراتش از شغل و محل كار جديد، تجارب و تخصصهاي احتمالي خود صحبت كند.
در طول مدت مصاحبه يادداشت برداري (بصورت خلاصه) از كليه اظهارات مصاحبهشونده، الزامي است و قبل از انجام مصاحبه نيز، بايد به مصاحبهشونده يادآوري نمود كه احتمالاً پاسخهاي وي با معرفها و مراجعي كه وي معرفي نموده است، چك خواهند شد.
ج) پایان مصاحبه استخدامی انفرادی :
در پايان جريان مصاحبه ، مصاحبه كننده بايد با توجه کامل به سخنان و رفتار مصاحبه شونده مطمئن گردد كه به تمام اطلاعات لازم در مورد داوطلب شغل مورد نظر دست يافته و تصمیم گیری در انتخاب یا رد داوطلب شغل را انجام دهد همچنين اطمینان از قضاوت عادلانه ، شرافتمندانه داشته باشد و با بی طرفی کامل تصميم بگيرد .
مدت و گزارش مصاحبه استخدامی
نکاتی که در گزارش مصاحبه استخدامی باید به آنها توجه داشت عبارتند از :
1. یادداشت برداری عوامل مورد نظر
2. افزایش زمان مصاحبه و مشکل شدن آن برای مصاحبه کننده در صورت افزایش تعداد عوامل موثر در برگ گزراش مصاحبه
3. انتخاب عوامل مورد بررسی بر اساس اهمیت شغل مورد نظر در سازمان و مدت زمان مصاحبه
4. برگ ارزشیابی مصاحبه شونده:
5. ارزشیابی جزء به جزء
6. ارزشیابی کلی
منابع:
الف) کتاب ها
1. ساعتچي ، محمود ، « روانشناسي كار بردي براي مديران » ، تهران : نشر ويرايش ، 1374 .
2. ساعتچي ، محمود ، « روانشناسی بهره وری » ، تهران ، نشر ويرايش ، 1382 .
3. ساعتچي ، محمود ، « اصول و فنون اجرای مصاحبه استخدامی و بالینی » ، تهران ، نشر ويرايش .
4. فن مصاحبه با کارکنان در یک هفته
5. هيندل تيم ، « مديريت جلسات » .
6. شفيع آبادي ، عبدا… ، راهنمايي و مشاوره شغلي و حرفه اي ، تهران : نشر رشد ، 1375
7. رافمن نيرا ، بندات ويليام ، سوكي نيك دايان ، برنامه آمادگي شغلي ، انتشارات رشد ، 1381
8. كوال گمبل ميشل و تري ، ترجمة محسن كريمي ، « ارتباط رو در رو و هدف دار» ، سال 4، ش 2 (تابستان 1372).
ب) وب سایت ها
1. وب سایت راهکارهای مدیریت http://www.mgtsolution.com
2. وب سایت مدیریت پروژه ایران http://www.iranpm.com
3. کلینیک الکترونیکی روان یار http://www.ravanyar.com
4. وب سایت دیلی http://www.daily.ir
5. وب سایت میثاق مدیران http://www.misaqmodiran.com
6. وب سايت دانشجويان روانشناسي صنعتي و سازماني http://www.siop.ir
7. ماهنامه علمي آموزشي تدبير http://imi.ir/tabir
8. نشريه مديران موفق ايران http://www.misaqmodiran.com
9. وب سايت دفتر مطالعات و توسعه رسانه http://www.rasaneh.org