مدیریت تغییر و بهبود سازمان
مدیران امروزی در محیطی پرابهام، پویا و متحول كار میكنند. یكی از بارزترین خصوصیات عصر حاضر، تغییرات و تحولات شگرف و مداوم در طرز تفكر، ایدئولوژی، ارزشهای اجتماعی، روشهای انجام كار و بسیاری از پدیده‌های دیگر زندگی است. علوم مختلف در چند دهه اخیر بیش از هر دوران دیگر در طول تاریخ بشر، پیشرفت كرده است. فناوری بهطورمداوم و باشتابی بیمانند در حال تحول و پیشرفت است و ارتباطات جدید، امكان هرگونه تماس را از هر نقطه جهان به نقطه دیگر در كوتاهترین مدت و با كمترین هزینه میسر ساخته است. در دنیای كنونی، بر اثر پیشرفت فناوری، طبیعت و محتوای كار به گونهای تغییر كرده است كه نه تنها كالا و خدمتی كه قبلا توسط نیروی انسانی تولید میشد امروزه توسط دستگاه، تولید میشود، بلكه عمل تصمیمگیری كه تاكنون توسط انسان انجام می‌شده است، درحال حاضرتا حد زیادی توسط دستگاه انجام میشود. استفاده از انواع رایانه‌های پیشرفته و نیروی كار رایانهای در سازمانها و محیطهای كار، نمونههایی از اینگونه تغییرات به شمار میآیند. آثاری كه دستگاههای پردازش الكترونیكی و نیروی كار رایانهای در عملكرد سازمانها و زندگی بشر امروز و آینده خواهند گذاشت، به تنهایی آنچنان زیاد و عظیم است كه برخی از نویسندگان بزرگ در تاریخ تمدن انسان را بعد از انقلاب كشاورزی و انقلاب صنعتی،” انقلاب الكترونیكی” خواندهاند.كثرت تغییراتی كه سازمانها و افراد با آنها روبه رو هستند، از چنان فشار و نیرویی برخوردار است كه همچون سیلی خروشان، هر نوع مقاومتی را در هم كوبیده و همه را با خود به جلو میبرد. به بیان دیگر، وسعت و تنوع نیروی تغییری كه بر پیكر سازمانهای امروزی وارد میآید آنقدر زیاد است كه برای آنها چارهای جز انطباق با این تغییرات باقی نمیگذارد.
تعدادی از نویسندگان مدیریت، نیروها و فشارهای تغییررا تحت چهارعنوان زیر طبقه بندی و خلاصه كردهاند:
۱) تغییر فناوری:
در حال حاضر، آهنگ تغییر فناوری سریعتر ازهرزمان دیگری است.
۲) علم و دانش:
به سبب وسعت دامنه علم، رشتههای جدیدی ازعلوم موجود منشعب شده و در صحنه علم ظاهر شدهاند.
۳) كهنگی محصول و خدمت:
محصولات، برنامهها و روشهای ارائه خدمات، تحت تاثیر تغییرات فناوری و پیشرفت علم و دانش، كهنه و منسوخ میشوند.
۴) تغییر اجتماعی:
انتظارات و ارزشهای فكری كاركنان نسبت به نسلهای گذشته تغییر كرده است.
عوامل بالا گوشهای از تغییرات بیشماری است كه مدیران امروز با آنها مواجهاند. لازم به تاكید است كه این تغییرات با چنان سرعت فزایندهای حادث میشوند و آنچنان متعدد و متنوعند كه گاه نظامهای اجتماعی و اداری قادر به همگامی و انطباق با آنها نیستند. به همین دلیل، امروزه بزرگترین مسئلهای كه هر سازمان با آن رو به روست، مسئله تحول و دگرگونیست. از این روست كه مدیریت تغییر یكی از مهمترین مباحث علم مدیریت به شمار میرود.
از طرف دیگر، قبول تحول و تحقق بخشیدن به آن از مهمترین لازمههای بقا و رشد هر سازمان است، زیرا هر سازمانی، نظامی فرعی از یك نظام اجتماعی و یك نظام بزرگتر جهانی است و هنگامی كه مجموع یك نظام در حال تحول و پیشرفت است، نظامهای فرعی نیز ناگزیر باید خود را با تحولاتی كه در نظام بزرگتر پدید آمده است، همگام و هماهنگ كنند، با توجه به مطلب فوق میتوان گفت كه مدیران امروزی با دو مسئله اساسی رو به رو هستند.
مسئله اول این است كه چگونه سازمان خود را در جهتی توسعه دهند كه بهتر بتواند با تغییرات و تحولات محیط هماهنگ شود، مسئله دوم اینكه چگونه انرژی و منابع انسانی سازمان را در جهتی هدایت كنند كه ضمن تحقق اهداف سازمان و انجام ماموریتهای سیستم، نیازهای كاركنان نیز تامین شود. در چند دهه اخیر، مدیران روز به روز بیشتر متوجه این حقیقت شدهاند كه كوششهای پراكنده و جزء به جزء برای حل مسائل پیچیده سازمانی، كافی نیست. امروزه برنامهریزی همه جانبه و وسیعتری لازم است، به نحوی كه راهبردهای هماهنگ شدهای را برای پرورش فضای سازمانی، روش كار، روابط افراد، نظامهای ارتباطی و اطلاعاتی در برداشته باشد و با شرایط و الزامات قابل پیشبینی و غیرقابل پیشبینی سالهای آینده منطبق و سازگار باشد. به سبب این نیاز است كه بهبود سازمان یا به عبارت دیگر، مساعی سیستماتیك برای تغییر برنامهریزی شده، پای به عرصه وجود نهاده و امروزه از اهمیتی ویژه در علم مدیریت برخوردار است.
● معنی و مفهوم بهبود سازمان
اصلاح بهبود سازمان به نوعی تجدید نظر اصولی در سازمان دلالت دارد، تجدید نظری كه بر نظامهای ارزشی، اعتقادات و طرز تفكر موجود در داخل سازمان به گونهای اثر گذارد كه سازمان بتواند خود را با شتاب فزاینده تغییر، بهتر منطبق و هماهنگ كند، این اصطلاح چنان كه از معنی ظاهری آن پیداست، به بهبود و پرورش تواناییهای سازمان توجه دارد.
تا حدی كه سازمان بتواند به سطح مطلوبی از عملكرد و ایفای نقش برسد و این سطح را حفظ كند. بهبود سازمان، جریان مداوم مشكلگشایی است و انجام آن مستلزم همكاری اعضای سازمان و كارشناسان علوم رفتاری است. از دید بهبود سازمان، حتی سازمانهایی هم كه در حال حاضر در سطح رضایت بخش عمل میكنند، جایی برای بهبود وپیشرفت بیشتر دارند. بهبود سازمان، فرایندی از تغییر برنامه ریزی شدهاست كه بیشتر در اطراف تغییر”فرهنگ سازمانی” دور میزند. تغییر برنامهریزی شده علاوه بر ساختار سازمان، فرایندهای حساس اطلاعاتی، تصمیم گیری، برنامهریزی و ارتباطات را نیز در بر میگیرد. همچنین انتقال از یك فرهنگ سازمانی مقاوم در برابر تغییر به فرهنگی كه برنامه ریزی برای مقابله و تطبیق با تغییرات را تشویق كند نیز از جمله مواردی است كه بهبود سازمان به آن توجه دارد.
● اهداف برنامه های بهبود سازمان
به طور كلی در فعالیتهای بهبود سازمان اهداف زیر دنبال میشود:
۱) پرورش نظامی مستعد برای رشد و خود سازی
۲) افزایش سلامت و اثربخشی سازمان اعم ازكل سازمان یا قسمتی از سازمان و یا نظامهای موقت مانند كمیتهها و امثال آنها.
۳) ایجاد فضایی كه در آن رقابت ناسالم بین گروهها و واحدهای سازمان كاهش یافته و همكاری و اشتراك مساعی بین آنها افزایش یابد.
۴) ایجاد فضایی كه در آن برخوردها و تضادها تحت كنترل درآید و بخوبی اداره شود.
۵) ایجاد فضایی كه در آن تصمیم گیری بیشتر براساس اطلاعات صورت گیرد، نه بر اساس نقش سازمانی یا سمت
۶) ادغام و یكسانسازی اهداف فردی با اهداف سازمانی
۷) تغییر فرهنگ گروهی و سازمانی به گونهای كه مقاومت در برابر تغییر را به حداقل برساند و برنامهریزی و آینده نگری را تشویق كند.
۸) پرورش دادن گروههای كارامد
۹) آموزش و پرورش افراد به ویژه مدیران و افرادی كه دارای مشاغل حساس هستند.
۱۰) ایجاد فضایی كه در آن كاركنان بتوانند عقاید و ایدههای خود را آزادانه ابراز كنند و در حل مسائل گروهی و سازمانی مشاركت داشته باشند.
۱۱) ایجاد نظام تشویق پاداش كه هم به تامین اهداف و ماموریتهای سازمان توجه داشته باشد و هم به پیشرفت و رشد شخصی كاركنان
۱۲) كمك به مدیران در پیاده كردن روشی كه مدیریت برمبنای هدف اعمال شود نه مدیریت بر اساس عملكرد گذشته و هدفهای نامرتبط با وظایف و مسئولیتها
۱۳) ایجاد روحیه خود هدایتی و خود نظمی درافراد و گروهها
نویسنده : احمد پارسا
منبع:
ماهنامه صنعت خودرو